|
Konu Başlığı: Toplantılarınızda bunlara dikkat edin Gönderen: Safiye Gül üzerinde 11 Ağustos 2011, 18:47:16 TOPLANTILARINIZDA BUNLARA DİKKAT EDİN Mart 2011 66.SAYI İş hayatında veya sosyal alanda toplantılar olmadan işlerin yürümesi düşünülemez. İsabetli bir karar almamız ya da bir çözüm yolu arayışına gitmemiz gerektiğinde istişare toplantılarına başvururuz. Nitekim Rabbimiz, Al-i İmran suresinde, “…İş konusunda onlarla müşavere et. Bir kere de karar verip azmettin mi, artık Allah’a tevekkül et, (ona dayanıp güven)...” buyurur (Al-i İmran, 159). Efendimiz de (s.a.v) bu emre uyarak, karar vermesi gereken hemen her konuda sahabe-i kiram ile bir araya gelip, onların fikirlerini almış ve istişare sonucu alınan kararları kendi isteği doğrultusunda olmasa bile uygulamıştır. Acil ya da rutin olarak düzenlediğimiz bu toplantıları, ancak bir sonuca varabildiğimiz takdirde verimli olarak nitelendirebiliriz. Her seferinde hedeflerine ulaşamayan ve bir çözüme varılamayan başarısız toplantılar, katılımcılara cazip gelmez ve onları isteksizleştirip, grup içinde kopmalara neden olur. Sağlıklı bir istişare için ise, toplantının en iyi şekilde organize edilmiş olması gerekir. Öncelikle, toplantıyı yönetmesi için, işleyiş ile ilgili her noktaya vakıf olan ve kimlerin fikirlerine başvuracağını bilen bir kişi tayin edilmelidir. Bu kişi tıpkı bir trafik polisi gibi, toplantı düzenine hakim olmalıdır. Toplantı ancak adaletli bir şekilde yönetildiğinde zengin bir öneri çeşitliliği ve verimli çözümler ortaya çıkabilir. Gündem önceden belirlenip katılımcılara bildirilir. Aksi takdirde katılımcılar ortama hazırlıksız gelebilirler, bu da toplantının sönük ve verimsiz geçmesine sebep olabilir. Bunun yanı sıra, toplantı zamanı ve yeri tayin edilip, ortam için gerekli olan malzeme (not kağıdı, yazı tahtası, hesap makinesi, projektör, bilgisayar vb.) tedarik edilir. Toplantı notlarının yazıya dökülüp arşivlenmesi de, gerektiğinde hatırlanabilmesi açısından faydalıdır. KİMİLERİ DİNLEMEK DEĞİL, DİNLENMEK İÇİN ORADADIR Bazı katılımcıların toplantıya diğer fikirleri dinlemek ve kendi çözüm odaklı düşüncelerini beyan etmek amaçlı katıldıkları sanılsa da, asıl amaçları hayal alemine dalıp, “dinlenmek”tir. Kimileri böyle uzaklara dalarak ilgisiz ve yorumsuz kalır; kimileri de tabiri caizse sazı alıp eline, dakikalarca sözü başkasına vermez. Böylesi durumlarda tüm katılımcıları dengeli bir şekilde konuşturarak, fikirlerinden faydalanmak yine toplantıyı yöneten kişinin görevidir. Ortaya çıkan öneriler not alınır ya da varsa tahtaya numaralandırılarak yazılabilir. Bunun yanı sıra, ortamda cansızlık ve sıkıcılığa meydan verilmemeye çalışılmalı. Genelde belli bir müddet sonra, katılımcıların motivasyonları düşer ve önlerindeki kağıtlara kara kalem çalışmaları yapmaya başlarlar. Bunu engellemek için, toplantı süresi maksimum 90 dakikayı aşmamalı ve gerektiğinde kısa aralar verilmeli. Ayrıca, uzun ve can sıkıcı metinlerin, belgelerin okunması çoğu zaman dinleyenleri uykuya yöneltebilir. Bunun yerine, hedeflenen bilginin özetlenerek ve dinleyenlere doğru hitap ederek anlatılması ortamı dikkat dağınıklığından kurtarır. BİR ŞEY SÖYLEYECEĞİNDE YEDİ KERE YUTKUN! Bir fikir beyan etmeye niyetlenildiğinde yedi kere yutkunmayı tavsiye etmiş büyüklerimiz. Bize vakit kazandırarak, söyleyeceğimiz sözün ne kadar gerekli olduğunu düşünme fırsatı verir bu düstura uymak. Böylece ağzımızdan çıkacak her sözü kontrol edebilme yetisini kazanırız. Dilimizin ucuna gelip, beyan edecek olduğumuz düşüncelerimiz, yapılmakta olan istişareye bir katkı sağlayacak mı acaba? Yoksa sadece dinleyenlerin aklını karıştırmaya mı yarayacak? Boş yere zaman kaybettirip, toplantı süresinden çalabilme ihtimali de cabası… Bu yüzden, toplantı yöneticisine düşen görev, sık sık toparlamalar yapıp, ipleri sımsıkı tutmaya çalışmaktır. Konudan ufak ufak sapmalar hissedildiğinde, gündem dışına çıkılmaması noktasında nazik uyarılar yapılabilir. Aksi takdirde herkesin kendi hayat hikayesinden örneklemelere başlaması kaçınılmaz sonuç olur. ANLAŞMAZLIKLARA FIRSAT VERİLMEMELİ Toplantıyı yöneten kişi derleyici olup, toplantının ahengini muhafaza etmelidir. Bir konuşmacı söz aldığında diğerlerinin birbirleriyle ikili diyaloğa girmesine meydan verilmemelidir. Aksi takdirde, grup içinde aynı fikri paylaşanların bağımsızlıklarını ilan edip, küçük gruplaşmalara yönelmeleri kaçınılmazlaşır. Tartışmaya doğru ilerleyen atışmalar da zamanında sezinlenip, kontrol altına alınmalı. Konuşmacılar arasında doğru olmayan ifadeler kullanıldığında, “Yalan söylüyorsunuz!” yerine; “Doğruyu tam ifade edemediniz” ya da “Yanlış bilgilendirilmişsiniz” tarzında cümleler tercih edilmeye çalışılmalı. Muhatap olunan kişiler öfkelendiğinde mazur görülmeli, toplantının hararetinden yanlış kelimeler seçmiş olabilecekleri dikkate alınıp, hatalar hoş görülmeye çalışılmalı. Unutulmamalı ki, istişare ortamına gerginlik ve husumet değil, muhabbet hakim olduğunda daha yerinde kararlar alınabilir. Geçmişte yapılmış olan yanlışlar masaya yatırılıp, bunlardan ders çıkarılmaya çalışılmalı elbette. Fakat hatayı yapan kişiler değil, hataya sebep olan olumsuz davranışlar ele alınmalı. Bunun yanı sıra, hep geçmiş sorgulandığında geleceğe dair düzeltmeler ihmal edilebilir. Bu yüzden kısa bir değerlendirmenin hemen ardından gündeme odaklanmaya çalışmak gerekir. İstişare sonucunda hangi kararlar çıktıysa itiraz etmeden, en güzel şekliyle uygulanması için harekete geçilmeli. “Bu kararda hemfikir olunduğuna göre, demek ki benim fikrim en iyisi değilmiş” diyerek kendi tezini ısrarla savunmaktan vazgeçilmesi en uygun davranış olacaktır. BAŞARILI BİR TOPLANTI İÇİN 7 ÖNEMLİ NOKTA 1- Henüz tüm katılımcılar gelmiş olmasa bile, siz toplantıya zamanında başlayın. 2- Problem hakkında bilgisi olan ve çözümleri hayata geçirecek insanları toplantıya davet edin. Fakat sayıyı mümkün olduğunca sınırlı tutun. 3- Gündemi ve toplantının akış şemasını belirleyip, önceden katılımcılara bildirin. 4- Cep telefonlarının toplantı konumuna alınmasını talep edip, toplantı boyunca içeriye giriş çıkışlara asla izin vermeyin. 5- Toplantıyı zamanında bitirin ve alınan kararları katılımcılara belirtip, onaylatın. 6- Alınan kararlar sonucunda görev paylaşımı yapın ve herkesin kendisine verilen göreve motive olmasını sağlayın. 7- Belirli bir zaman sonra, bu kişilerle kontak kurarak, verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğini denetleyin. Ceyda ARIN |